با کاهش محدودیت‌های COVID-19 در سراسر دنیا، بسیاری از شرکت‌ها و افراد به طور یکسان به دلایل مختلفی شروع به کشف راه‌های جدید برای کار کرده‌اند. اگر کار از راه دور برای تقریباً یک سال و نیم چیزی به ما یاد داده است، این است که مکان جایی که کار انجام می‌شود لزوماً در کیفیت کار تاثیر منفی ندارد.

با گذشت ماه‌ها در طول همه‌گیری، بهره‌وری کار به کسالت، تنهایی و فرسودگی شغلی تبدیل شد، که به نوبه خود، اکنون تقاضا برای راه‌های جدید و نوآورانه برای کار را ایجاد کرده است.

راه های جدیدی که انعطاف پذیرتر هستند.

راه های جدیدی که برای بهره وری کار طولانی مدت مفیدتر هستند.

و راه‌های جدیدی که شروع به گسترده شدن ارتباطات و برانگیختن احساساتی می کند که همه ما آن را از دست داده‌ایم.

اما راه حل برای این خواسته را از کجا پیدا کنیم؟

پاسخ ساده است. استفاده از یک دفتر کار اشتراکی، خدماتی که شامل آن می شود و مزایایی که به همراه دارد.

فضای کاری مشترک چیست؟

فضاهای کاری مشترک که اغلب به عنوان دفتر کار اشتراکی شناخته می شوند، ایستگاه های کاری ارگونومیک در یک طبقه یا یک ساختمان هستند که می توانند در روز، ساعت، ماه یا سال اجاره و استفاده شوند. فضاهای کاری مشترک امروزه در سراسر جهان آخرین حد انعطاف پذیری را در مورد زمان و مکان به کاربران ارائه می کنند.

اما اصطلاح «اشتراک‌گذاری» همیشه به معنای اشتراک‌گذاری یک دفتر با شخص دیگری یا نشستن در یک منطقه مشترک با اشخاص دیگر نیست. اکنون بسیاری از شرکت‌ها دفاتر خصوصی یا اتاق‌های تیم اختصاصی را اجاره می‌کنند که در طبقه مشترک با سایر مشاغلی که همین کار را انجام می‌دهند، قرار دارند.

چه کسانی از دفتر کار اشتراکی استفاده می کنند؟

فریلنسرها

کار روی کاناپه یا پشت میز آشپزخانه، در اتاق خوابگاه یا در یک کافه شلوغ می تواند باعث حواس پرتی، منزوی کننده و دشوار باشد. به همین دلیل است که بسیاری از فریلنسرها و متخصصین دیجیتال از یک فضای کاری مشترک به عنوان دفتر خود استفاده می کنند. در آنجا، آنها می توانند کار کنند، شبکه سازی کنند، معاشرت کنند، با دیگران همفکری کنند و از مزایای یک محیط اداری بدون هزینه ساخت و نگهداری خود لذت ببرند.

استارت آپ‌ها

استارت آپ‌ها انعطاف‌پذیری دفتر کار اشتراکی را دوست دارند. فضاهای کار اشتراکی هزینه زیادی ندارند و تعهدات سنتی اجاره دفتر کار را هم ایجاد نمی‌کنند. این فضاها برای تیم‌های کوچک، شانس همکاری و مشارکت با سایر افراد حاضر در فضا را ایجاد می‌کنند و با ارتباط دادن افراد مناسب در زمان مناسب، به کارآفرین‌ها کمک می‌کنند تا برای استارت آپ خود موسس و یا سرمایه گذار پیدا کنند.

دانشجویان

دانشجویان معمولاً مایل هستند تکالیف و پروژه های دانشجویی شان را در محیط های کار اشتراکی انجام دهند. اما باز هم سوال اینجاست که چرا باید برای انجام این امور به فضاهای کار اشتراکی بروند؟

یک دلیل می تواند این باشد که خیلی از ما کار در محیط خانه را دوست نداریم، چرا که مدام سرگرم چیزهای دیگری می شویم . علاوه بر این اگر قشر دانشجو به کافی شاپ ها هم بروند نمی توانند خیلی راحت و صرفاً با خوردن یک قهوه کارشان را به اتمام برسانند و مجبور می شوند مدت زمان طولانی آنجا بمانند و هزینه ی زیادی پرداخت کنند. هیچکدام از این اتفاق ها در محیط کار اشتراکی رخ نمی دهد، چرا که چای و قهوه رایگان و حتی میان وعده هایی در زمان کار در اختیار کاربران قرار می گیرد.

سرمایه گذاران

آنچه یک فضای کار اشتراکی را جذاب می کند، این واقعیت است که فرصت آشنایی با افراد و مشاغل دیگر را کسب می کنید. از جمله این افراد سرمایه گذارانی هستند که شاید حاضر به تأمین بودجه کسب و کار شما شوند. اما چرا این افراد باید در یک فضای کار اشتراکی حضور داشته باشند؟ جواب خیلی ساده است ، هزاران شرکت نوپا به دنبال فضایی برای رشد فعالیت شان در محیط کاراشتراکی هستند و این همان چیزی است که باعث می شود فضاهای کار اشتراکی مکان مناسبی برای شکار سرمایه گذاران باشند.

همچنین بخوانید: معرفی بهترین فضاهای کاری اشتراکی در تورنتو 

مزایای فضاهای کاری مشترک چیست؟

خدمات مدیریت

ارائه دهندگان فضای کاری مشترک به دنبال این هستند که اعضای تیم خود را با ارائه پشتیبانی اداری داخلی از قبیل کمک در راه اندازی یک جلسه مهم گرفته تا خشکشویی کت و شلوار، به شما کمک کنند. این می تواند باعث مقدار قابل توجهی صرفه جویی در زمان و هزینه های شما باشد. زیرا شما فقط برای پشتیبانی مورد نیاز خود، در زمانی که به آن نیاز دارید، مبلغی را بصورت کلی پرداخت می کنید.

شبکه و همکاری

وقتی در یک فضای کاری مشترک کار می کنید، فوراً به شبکه ای پر از متخصصان همفکر دسترسی پیدا می کنید که همگی به دنبال ارتقای کسب و کار خود به سطح بعدی هستند. ارتباط برقرار کنید، با مشاغل دیگر همکاری کنید. چه کسی می داند، شاید حتی در این راه دوستان جدیدی پیدا کنید.

کافه

دفاتر کار اشتراکی تقریباً همیشه دارای کافه‌های پر جنب و جوش هستند که دارای وای‌فای پرسرعت، قهوه لذیذ، چای، آب و آبمیوه، صندلی نرم و تلویزیون هستند.

کارایی هزینه و انعطاف پذیری

وقتی صحبت از امور مالی به میان می آید، فضاهای کاری مشترک معنا پیدا می کنند. در دنیایی که اکنون تحت سلطه عدم اطمینان است، داشتن انعطاف در شرایط کاری می تواند برای پس انداز پول بسیار مهم باشد. با استفاده از دفتر کار اشتراکی، اکنون می توانید کارمندان را با کسری از هزینه دور هم جمع کنید. ساخت فضای اداری سنتی گران است اما اجاره یک فضا در یک محیط کاری مشترک می تواند در هزینه های راه اندازی و هزینه های ماهانه شما صرفه جویی کند.

چگونه می توان از یک فضای کاری مشترک بیشترین استفاده را کرد؟

ارتباطات معنی دار ایجاد کنید

هدف ارائه دهندگان فضای کاری مشترک اغلب میزبانی رویدادهایی است که جوامع خلاق را که در یک فضای کاری مشترک وجود دارند، به هم متصل کرده و گرد هم بیاورند. اگرچه COVID-19 چشم انداز و فراوانی نحوه عملکرد این رویدادها را در چند سال گذشته تغییر داده است، اما این رویدادها همچنان می توانند فرصت هایی را برای ایجاد ارتباطات تجاری و اجتماعی با همسایگان اداری خود فراهم کنند.

از پشتیبانی در محل استفاده کنید

از آنجایی که شرکت‌های کوچک‌تر به‌طور سنتی بودجه یا ظرفیتی برای استخدام کارکنان فناوری اطلاعات یا کارکنان پشتیبانی اداری ندارند، ارائه‌دهندگان دفاتر کار اشتراکی در واقع این قابلیت را دارند. همانطور که در فضای کاری جدید خود مستقر می شوید، می توانید با متخصصین فناوری اطلاعات در محل یا مجازی یا تیم پشتیبانی حرفه ای استفاده کنید.

در صورت نیاز از شعبه های دفاتر استفاده کنید

ارائه دهندگان فضای کاری اشتراکی اغلب دارای مجموعه ای از شعبه ها هستند که در مکان های مختلف یک شهر یا کشور و گاهی اوقات حتی در سراسر جهان هستند. استفاده از این شعبه ها برای میزبانی از جلسات مهم، کوتاه‌تر کردن زمان‌های رفت‌وآمد و به‌طور کلی برنامه ریزی بهتر برای هفته کاری‌تان می‌تواند در بهره‌مندی از مزایای کامل یک دفتر کار اشتراکی بسیار مهم باشد.

آیا کسب و کار شما به یک فضای کار مشترک نیاز دارد؟

بدون دانستن موقعیت و شرایط کاری شما، نمی توانیم دقیقاً به آن پاسخ دهیم، اما می توانیم بگوییم: “احتمالا”.

شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند از مستقر کردن افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و حتی کل عملیات در یک فضای کاری مشترک بهره ببرند. حتی اگر کسب و کار شما از قبل مکانی برای کار دارد یا دفتر خود را اجاره کرده است، راه های زیادی برای استفاده از یک فضای کاری مشترک به نفع شما وجود دارد.

در اینجا فقط چند سناریو وجود دارد:

• رشد بیش از حد دفتر فعلی شما
• راه اندازی یک تیم ماهواره ای
• ملاقات با سرمایه گذاران
• استخدام کارمندان فصلی یا پروژه محور
• کار در حین سفر با استفاده
• گسترش کسب و کار خود در یک شهر یا کشور جدید
• میزبانی مشتریان
• اجاره فضای کنفرانس
• استفاده از فضای اداری موقت در حین ساخت و ساز یا بازسازی
• استفاده از فضای اداری موقت در حین جابجایی
• میزبانی یک رویداد

زمانی که با یکی از این موقعیت‌ها یا هر تعداد دیگری مواجه شدید، لازم نیست نگران پیشرفت و درآمد از دست رفته باشید. کافیست با بررسی و تحقیق کامل درباره فضای کار اشتراکی موقعیت مورد نظر کسب و کارتان را بصورت فردی یا گروهی به محل مورد نظر انتقال دهید و از مزایای بی شمار این مراکز استفاده کنید.